Politique de confidentialité

Pragma Consultation s.e.n.c. protège les renseignements personnels qu’on lui confie. Cette politique explique, en termes simples, ce qu’on recueille, pourquoi, avec qui on le partage et comment exercer vos droits. Elle répond aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

1. Qui sommes-nous

Pragma Consultation s.e.n.c. (NEQ 3382379421) est une firme de Québec qui aide les entreprises à implanter l’intelligence artificielle et à automatiser leurs processus.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Tristan Riou, associé
Courriel : tristan@pragmaconsultation.ca

2. À qui s’applique cette politique

• aux personnes qui visitent notre site web;
• aux personnes qui réservent un diagnostic ou qui nous écrivent;
• à nos clients, clients potentiels et partenaires d’affaires.

Quand un client nous confie des renseignements personnels pour réaliser un mandat (par exemple des documents d’affaires qui contiennent des noms), on les traite pour son compte, selon ses seules instructions. C’est alors la politique de confidentialité de ce client qui s’applique en premier.

3. Ce qu’on recueille et pourquoi

Réservation d’un diagnostic

• Ce qu’on recueille : votre nom, votre courriel, le nom de votre entreprise, la date et l’heure choisies, et ce que vous choisissez de nous écrire.
• Pourquoi : planifier le diagnostic, vous envoyer l’invitation et le lien de l’appel, et le préparer.

Appels et échanges

• Ce qu’on recueille : le contenu de nos courriels, nos notes d’appel, les documents que vous nous transmettez et, si vous l’acceptez, l’enregistrement et la transcription de nos appels vidéo.
• Pourquoi : comprendre votre besoin, vous répondre et garder une trace fidèle de ce qui a été dit.
• Pendant un appel Google Meet, on peut enregistrer l’appel, le transcrire et utiliser la prise de notes automatique (Gemini) pour en faire un résumé. Google Meet affiche un avis quand ces fonctions démarrent, et on vous le dit au début de l’appel. Si vous refusez, on les désactive et l’appel a lieu quand même.

Clients et partenaires

• Ce qu’on recueille : coordonnées d’affaires, titre, échanges, offres, contrats et renseignements de facturation.
• Pourquoi : offrir nos services, préparer nos offres et contrats, facturer et respecter nos obligations légales et fiscales.

Données techniques du site

• Ce qu’on recueille : des données techniques comme l’adresse IP, le type de navigateur et la page demandée, traitées par notre hébergeur pour afficher le site et le protéger contre les abus.
• Pourquoi : faire fonctionner le site de façon fiable et sécuritaire. On ne s’en sert pas pour vous identifier.

On ne recueille que ce qui est nécessaire à ces fins. On ne vend ni ne loue aucun renseignement personnel, et on ne s’en sert pas à d’autres fins sans votre consentement.

4. Consentement et choix

Nous fournir des renseignements est volontaire. Si vous ne donnez pas ceux dont on a besoin pour réserver un diagnostic, on ne pourra pas planifier l’appel.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des limites prévues par la loi ou par un contrat.

On ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements, et on ne fait pas de profilage.

5. Notre site web : témoins et statistiques

Statistiques : on utilise Cloudflare Web Analytics, qui compte les visites sans témoins (cookies) et sans vous identifier.

Hébergement : le site est hébergé par Cloudflare, qui traite les données techniques décrites à la section 3.

Réservation : le module de réservation est fourni par Google (Google Agenda). Lorsque vous l’utilisez, Google peut déposer ses propres témoins et traiter vos renseignements selon sa propre politique de confidentialité (policies.google.com/privacy).

On n’utilise aucun témoin publicitaire, aucun pixel de suivi (comme le pixel Meta), aucun enregistrement de session et aucun outil de profilage. Notre site n’utilise aucune technologie qui permet de vous identifier, de vous localiser ou d’établir votre profil.

Si on ajoute un jour un outil de ce type, on mettra cette politique à jour avant de l’activer et on vous demandera votre consentement lorsque la loi l’exige.

6. Avec qui on partage vos renseignements

On partage des renseignements seulement avec des fournisseurs qui nous aident à faire notre travail, et seulement ce dont ils ont besoin :

• Google (Google Workspace) : courriel, agenda, appels vidéo et stockage de documents;
• Cloudflare : hébergement, sécurité et statistiques du site;
• Anthropic (Claude, forfait d’entreprise) : assistance à l’analyse et à la rédaction;
• Notion : suivi de la relation client;
• Slack : messagerie interne entre les associés;
• Intuit (QuickBooks Online) : comptabilité et facturation.

Ces fournisseurs agissent pour notre compte. Nos outils d’intelligence artificielle n’utilisent pas nos données pour entraîner leurs modèles.

On peut aussi communiquer des renseignements à nos conseillers professionnels (comptable, avocat, assureur), sous engagement de confidentialité, ou lorsque la loi l’exige (par exemple une ordonnance d’un tribunal).

7. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs hébergent ou traitent des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada et aux États-Unis. Dans ces endroits, les autorités locales peuvent avoir accès aux renseignements selon les lois qui s’y appliquent.

Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur hors Québec, on évalue les facteurs relatifs à la vie privée et on s’assure qu’une entente écrite encadre leur protection, comme l’exige la loi.

8. Conservation et destruction

On garde les renseignements seulement le temps nécessaire aux fins prévues, ou le temps exigé par la loi (par exemple six ans pour nos documents fiscaux).

• Si un diagnostic ne mène pas à un mandat, on garde vos coordonnées et nos notes au plus 24 mois après notre dernier échange.
• À la fin d’un mandat, on retourne ou on détruit les copies de travail du client, selon notre contrat.

Ensuite, on détruit les renseignements de façon sécuritaire ou on les anonymise. Nos fournisseurs peuvent garder des copies de sauvegarde pendant une courte période avant leur suppression.

9. Comment on protège vos renseignements

• accès limités aux personnes qui en ont besoin;
• authentification multifacteur sur nos comptes;
• appareils chiffrés et mis à jour automatiquement;
• gestionnaire de mots de passe d’entreprise;
• ententes de confidentialité avec nos clients;
• formation annuelle des associés en sécurité et en protection des renseignements personnels.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est parfaitement infaillible, mais on applique des mesures adaptées à la sensibilité des renseignements.

10. Incidents de confidentialité

En cas d’incident, on agit rapidement pour réduire les risques et on l’inscrit à notre registre des incidents. S’il présente un risque de préjudice sérieux, on avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. S’il touche des renseignements qu’un client nous a confiés, on avise ce client sans délai.

11. Vos droits

Vous pouvez nous demander :

• d’accéder aux renseignements qu’on détient sur vous;
• de les faire corriger s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• d’obtenir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou qu’on les transmette à la personne de votre choix;
• de retirer votre consentement;
• de cesser de diffuser un renseignement ou de désindexer un lien, dans les cas prévus par la loi.

Écrivez au responsable (section 1). On peut vous demander de confirmer votre identité. On vous répond par écrit au plus tard 30 jours après la réception de votre demande. Si on refuse, on vous explique pourquoi. Si votre demande vise des renseignements qu’un client nous a confiés, on la transmet à ce client.

12. Plaintes

Vous pouvez nous adresser une plainte par écrit, au responsable. On en accuse réception et on y répond par écrit dans les 30 jours. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

13. Personnes mineures

Nos services s’adressent aux entreprises. On ne recueille pas sciemment de renseignements sur des personnes de moins de 14 ans. Si un parent ou un tuteur pense qu’on en détient par erreur, il peut nous écrire pour qu’on les supprime.

14. Autres sites

Notre site peut contenir des liens vers d’autres sites (par exemple Google). Leurs pratiques ne relèvent pas de nous : consultez leur propre politique de confidentialité.

15. Modifications

On revoit cette politique au moins une fois par année et chaque fois qu’on change nos pratiques ou nos outils. La date d’entrée en vigueur en haut de la page indique la version en vigueur. On signale les changements importants sur cette page.

Ressources officielles

• Commission d’accès à l’information du Québec : cai.gouv.qc.ca
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé : legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1